Die Arbeit, die jede Woche gleich abläuft.
Angebote abtippen, Rechnungen verschicken, Daten von einem Programm ins nächste kopieren, E-Mails sortieren: Das kostet Sie jede Woche Stunden — und niemand vermisst es, wenn es wegfällt. Ich baue Abläufe, die das im Hintergrund erledigen. Zuverlässig, nachvollziehbar und überwacht.
Werkzeuge, kurz erklärt.
Sie müssen davon nichts kennen — aber Sie sollen wissen, was hinter Ihrer Lösung steckt.
Abläufe verbinden
Eine Plattform, die Ihre Programme miteinander sprechen lässt: „Kommt eine Anfrage über das Formular, dann lege einen Kunden an, schreibe ein Angebot und sage mir Bescheid.“
- hunderte fertige Anbindungen
- jeder Schritt ist nachvollziehbar
- auf Wunsch auf eigenem Server
Entscheidungen abgeben
Klassische Automatisierung folgt starren Regeln. Ein Agent liest, versteht und entscheidet — etwa welche E-Mail dringend ist, was ein Dokument aussagt oder wie eine Standardanfrage zu beantworten ist.
- versteht Texte, Mails und Dokumente
- arbeitet mit Ihren eigenen Daten
- bei Unsicherheit fragt er nach
KI, die im Betrieb bestehen kann
Wo Datenschutz und Verlässlichkeit zählen, setze ich auf Microsofts Plattform: KI-Modelle in europäischen Rechenzentren, mit klaren Regeln, Protokollen und Kostenkontrolle.
- Ihre Daten bleiben Ihre Daten
- Betrieb in der EU möglich
- nachvollziehbar und abrechenbar
Was sich typischerweise automatisieren lässt
Faustregel: Wenn Sie etwas mehr als einmal pro Woche gleich machen, lohnt sich meist ein Blick darauf.
Angebot und Rechnung
Aus der Anfrage wird automatisch ein Angebot mit Ihren Preisen und Ihrem Briefkopf. Wird es angenommen, folgt die Rechnung — samt Zahlungserinnerung, wenn nötig.
spart oft mehrere Stunden pro WocheProgramme verbinden
Website, Buchhaltung, Kalender, Warenwirtschaft, Tabellen: Statt Daten von Hand zu übertragen, fließen sie automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden.
Daten nur noch einmal eingebenPosteingang, der sich selbst sortiert
Ein KI-Agent liest eingehende E-Mails, erkennt Anfragen, Rechnungen und Termine, legt sie richtig ab und entwirft Antworten auf Standardfragen — abschicken tun Sie.
der Kopf bleibt frei für das WesentlicheDokumente auslesen
Lieferscheine, Rechnungen, Formulare: abfotografiert oder als PDF eingegangen, ausgelesen und ins richtige System eingetragen. Ohne Abtippen.
keine Tippfehler, kein PapierstapelErinnern und nachfassen
Wartungstermine, ablaufende Verträge, unbeantwortete Angebote: Das System merkt es sich und meldet sich — bei Ihnen oder direkt beim Kunden.
nichts fällt mehr hinten runterIhr eigener Wissens-Assistent
Ein Assistent, der Ihre Preislisten, Verträge und Handbücher kennt und Fragen dazu beantwortet — für Sie oder Ihre Mitarbeiter, ohne Suchen in Ordnern.
Antworten statt AktenordnerVom Handgriff zum Automatismus
Hinschauen
Wir gehen Ihre Woche durch und suchen die Handgriffe, die sich am meisten wiederholen.
Rechnen
Ich schätze ehrlich, was der Aufbau kostet und wie viel Zeit er spart. Lohnt es sich nicht, sage ich das.
Bauen & testen
Der Ablauf entsteht und läuft erst einmal parallel mit — bis er beweist, dass er richtig arbeitet.
Übergeben
Sie sehen jederzeit, was passiert ist. Und ich überwache im Hintergrund, dass es weiter passiert.
Automatisierung, die niemand überwacht, ist ein Risiko.
Ein automatisierter Ablauf ist unsichtbar, solange er funktioniert — und leider auch, wenn er es nicht mehr tut. Zugangsdaten laufen ab, ein Anbieter ändert seine Schnittstelle, ein Format sieht plötzlich anders aus. Ohne Überwachung merkt man das erst, wenn der Kunde fragt, wo seine Rechnung bleibt.
Deshalb gehört Monitoring bei mir dazu und nicht extra: Jeder Ablauf meldet mir, wenn er stolpert. Ich sehe den Fehler, bevor Sie ihn bemerken, und repariere ihn meist, bevor überhaupt jemand danach fragt. Reaktiv wäre das Minimum — ich arbeite vorausschauend.
Betreuung besprechen →- Jeder Ablauf wird überwachtLäuft der Prozess? Kommt er durch? Bleibt er hängen? Ich bekomme die Meldung sofort — automatisch.
- Schnittstellen ändern sichAnbieter passen ihre Systeme an, Zugänge laufen ab. Ich ziehe nach, bevor der Ablauf stehen bleibt.
- Nichts geht verlorenFällt ein Schritt aus, wird er sauber wiederholt statt still übersprungen. Sie sehen im Protokoll, was passiert ist.
- Anpassung auf ZurufNeue Preise, ein neuer Empfänger, ein zusätzlicher Schritt: kurz melden, ist angepasst.
Das passt oft dazu
Was macht Ihnen jede Woche Arbeit?
Erzählen Sie mir davon. In 20 Minuten sagen wir gemeinsam, ob sich eine Automatisierung lohnt — und wenn nicht, sage ich Ihnen das auch. Unverbindlich.